AI로 교육업(과외·학원) 운영 자동화하기
— 상담, 진단, 커리큘럼, 숙제 관리까지 ‘1인 운영이 가능한 시스템’ 만들기
1. 들어가며 — “상담·문자·숙제 확인에 하루가 끝나버립니다…”
과외·학원 운영자들에게서 가장 자주 듣는 말입니다.
- 상담 전화/DM 답변만 하루 절반
- 학생별 진도 관리가 엉키기 쉬움
- 학부모에게 매번 보고 메시지 작성
- 숙제 제출 확인·피드백에 시간 소모
- 시험 대비 스케줄을 매번 새로 짜야 함
- 레벨 진단 결과 정리하는데 1시간씩 걸림
교육업은 분명히 사람의 눈과 손이 필요한 영역이지만,
전체 업무 중 60~70%는 반복적인 처리·기록·보고입니다.
그리고 이 반복 업무를 AI가 상당 부분 대신 할 수 있게 되었습니다.
이번 17편에서는 교육업(과외·보습학원·영어학원·수학학원·예체능 레슨 등 공통)에서
실제로 가장 시간이 많이 들어가는 아래 과정을
AI로 자동화하는 완전 초보자용 구축 가이드를 제공합니다.
2. 이번 편의 목표 — ‘교육자는 수업에만 집중하는 자동 운영 시스템’
17편의 최종 시스템 구성은 아래와 같습니다.
① 상담·문의 자동 응답 시스템
- 학부모 문의 자동 요약
- 상담 일정 자동 조율
- 수업 방식/교재/수강료 자동 안내
② 학생 레벨 테스트·진단 자동 보고서
- 문제풀이 사진·텍스트를 AI가 분석
- 성취도·오답 패턴·필요 영역 자동 정리
③ 학생별 맞춤 커리큘럼 자동 생성
- 수준·목표·시간표 반영
- 4~8주 단위 학습 로드맵 자동 출력
④ 숙제 관리 자동 시스템
- 숙제 제출 → AI가 자동 채점
- 피드백·보완 학습 자동 제안
- 학습 리포트 자동 작성
⑤ 학부모 주간 리포트 자동 발송
- 이번 주 학습 요약
- 다음 주 학습 계획
- 부족한 부분 및 추천 활동
이 시스템을 구축하면
과외/학원 혼자 운영해도 3명 → 10명 이상으로 확장 가능한 구조가 됩니다.
3. 준비물 — 교육업 자동화 필수 도구
필수만 적으면 아래 3개입니다.
① ChatGPT (핵심 엔진)
상담·진단·커리큘럼·리포트 전부 처리하는 중심 AI
② Google Sheet 또는 Notion (학생 관리)
학생별 진도/숙제/레벨/상담 기록 저장
③ Kakao 채널 또는 학부모용 단체방
수업 공지 및 자동 리포트 발송
선택(고급)은 아래입니다.
- Zapier / Make (자동 발송)
- Google Form (진단 테스트 제출용)
- 문제/답안 사진 제출 시 활용할 구글 드라이브 연동
초보자는 필수 도구만으로 70% 수준 자동화가 가능합니다.
4. Step 1 — ‘상담 자동화 에이전트’ 만들기
교육업은 상담이 가장 중요합니다.
먼저 상담용 에이전트를 만들어 둡니다.
① 챗GPT에 아래를 그대로 입력하세요. (그대로 복붙 가능)
아래 규칙에 따라 상담 메시지를 분석하고 답변을 생성하세요.
원하는 출력:
1) 문의 요약(2줄)
2) 분류(레벨 문의 / 수업 문의 / 비용 문의 / 시간표 문의 / 진도 문의 / 불만 / 기타)
3) 핵심 요구 파악
4) 가장 적절한 답변 초안
답변 특징:
- 친절하고 명확한 존댓말
- 필요 시 질문을 더해 정확한 상담 진행
이제 상담 메시지를 복사해서 붙여넣기만 하면
AI가 자동으로 분석 → 답변 초안을 만들어줍니다.
5. Step 2 — 학원·과외 기본 운영 정보를 입력하여 정확도 강화
교육업은 운영 정보가 많습니다.
미리 기본 정보를 AI에게 제공해 두면 정확도가 극적으로 올라갑니다.
아래 예시를 그대로 구조만 맞춰 입력하세요
과목: 수학·영어
대상: 초5 ~ 중3
운영 방식: 1:1 과외 & 소그룹
수업 시간: 60분 / 90분
수업 요일: 화·목·토
장소: ○○구 ○○동 ○○학원
[수강료]
- 1:1 수업 60분: 48,000원
- 1:1 수업 90분: 68,000원
- 소그룹 60분: 32,000원
[교재]
- 초5~초6: ○○교재 A, B
- 중1~중3: ○○교재 시리즈
[예약 & 변경 규정]
- 수업 변경: 최소 하루 전
- 무단결석: 보강 없음
- 지각 15분 초과는 결석 처리
6. Step 3 — 학생 진단 테스트 자동 분석 시스템 만들기
교육업 자동화에서 가장 효과가 큰 기능입니다.
학생이 문제를 풀어서 보내면
사진이어도 AI가 텍스트로 추출 → 오답 분석 → 레벨 분류까지 가능합니다.
① 진단 템플릿 만들기 (그대로 복붙)
1) 학생 제출 답안을 OCR로 텍스트화
2) 문제 번호별 정오답 판단
3) 오답 패턴 분석 (개념 / 계산 / 단위 / 이해 부족)
4) 현재 레벨 분류 (하/중/중상/상)
5) 필요한 학습 영역 3가지 추출
6) 학부모에게 보낼 진단 요약 작성
분석 결과 예시
- 정확도: 64%
- 강점: 계산력 좋음
- 약점: 개념 이해 부족, 응용 문제 취약
- 추천 레벨: 중
- 필요학습: 분수·비례식·기본함수
초보자도 학생 1명당 1시간 걸리던 진단 보고서를
5초 만에 자동 생성할 수 있게 됩니다.
7. Step 4 — 학생별 맞춤 ‘4~8주 커리큘럼’ 자동 생성
학습 로드맵 자동 생성은 교육업 자동화에서 가장 강력한 기능입니다.
① 커리큘럼 생성 템플릿 (복사 가능)
입력:
- 학생 학년
- 목표(내신/심화/기초/학교진도)
- 주당 수업 횟수
- 레벨(하/중/중상/상)
- 진단 분석 결과
출력:
1) 4주 학습 목표
2) 주별 커리큘럼
3) 개념/문제 풀이 비율
4) 필요한 보조 교재
5) 예상 성취도 변화
출력 예시
[4주 커리큘럼 – 중1 수학 / 기초 다지기]
- 1주차: 자연수·정수 기본 개념, 혼합 계산
- 2주차: 문자와 식 기초
- 3주차: 일차식·방정식 기초
- 4주차: 단원 종합 문제, 단원평가 모의 테스트
이 부분만 자동화해도
신규 학생 상담 시 신뢰도를 극단적으로 높일 수 있습니다.
8. Step 5 — 자동 숙제 관리 시스템
숙제 입력·확인·피드백은
AI가 가장 잘 처리할 수 있는 영역입니다.
① 아래 템플릿을 그대로 사용하세요
1) 학생이 문제 풀이 사진 제출
2) AI가 정오답 판단
3) 오답 이유 분석
4) 필요한 보완 문제 3~5개 자동 추천
5) 학부모/학생에게 “숙제 피드백 리포트” 생성
숙제 피드백 예시
- 오늘 숙제 정확도: 72%
- 강점: 단순 계산 빠름
- 약점: 문장제 이해 부족
- 보완 문제 추천: ○○교재 56-58쪽
이 기능만 제대로 구축해도
수업 이후 숙제 피드백 시간을 80% 이상 줄일 수 있습니다.
9. Step 6 — 학부모용 ‘주간 리포트’ 자동 발송
가장 신뢰도를 높이는 영역입니다.
교육업은 “보고”가 매우 중요하기 때문입니다.
AI에게 아래 템플릿을 넣어두면 됩니다.
주간 리포트 자동 생성 템플릿
입력:
- 이번 주 수업 내용 요약
- 숙제 수행률
- 진도 진척도
- 오답 패턴
- 다음 주 학습 계획
출력:
- 학습 요약(부모 친화적 설명)
- 성취도 평가
- 부족한 영역 3개
- 다음 주 목표
- 가정학습 추천 2~3가지
예시 출력
개념 이해도가 지난주 대비 20% 상승했습니다.
다만 문장제 풀이에서 실수가 자주 나타났고,
비례식 단원 진입을 위해 기초 보완이 필요합니다.
다음 주 목표:
1) 방정식 기본형 완성
2) 문장제 풀이 규칙 훈련
3) 단원평가 대비
가정학습 추천:
- 문제집 ○○ 45~47페이지
- 유튜브 개념 영상 1개 시청
이 레포트는 학부모에게 신뢰·만족·재등록으로 이어지는 핵심입니다.
10. Step 7 — 시간표·출결·보강 자동화
아래 흐름으로 구성합니다.
자동화 흐름
- 학부모가 변경 요청
↓ - AI가 시간표 확인
↓ - 가능한 시간 자동 제안
↓ - 예약 확정되면 시트에 자동 기록
↓ - 보강 필요 시 자동 추천
교육업에서 가장 번거로운
“시간표 조율”이 AI 자동화로 해결됩니다.
11. 확장 자동화 — 시험 대비, 단원평가, 모의고사 분석까지
원하면 다음도 자동화 가능합니다.
- 단원평가 오답 분석
- 기말·중간 대비 학습 스케줄 자동 생성
- 모의고사 성적 분석
- 내신 최적화 전략 자동 제안
- 영어 듣기/독해 패턴 분석
- 수학 오답 유형 자동 태깅
실제 학원에서 가장 시간 많이 드는 작업들이
5~10분이면 자동 보고서로 나옵니다.
12. 전체 요약
✔ 이번 17편에서 구축한 기능
- 상담 자동 응대
- 학생 진단 자동 분석
- 커리큘럼 자동 생성
- 숙제 자동 피드백
- 학부모 주간 리포트 자동화
- 시간표 조율 자동화
- 시험 대비 자동 스케줄링
✔ 교육자가 얻는 변화
- 하루 3~4시간 아껴짐
- 상담·보고의 ‘품질’이 표준화
- 학부모 신뢰도 상승
- 학생 진도 관리 실수 감소
- 1명 운영으로 여러 학생 관리 가능
13. 마무리 — 교육자는 “가르치는 일”에만 집중하자
교육업은 결국 사람이 가르치는 일입니다.
그러나 그 주변에는
기록·관리·보고·조율 같은 ‘비수업 업무’가 훨씬 많습니다.
AI가 그 부분을 모두 정리해줄 수 있다면
교육자는 더 높은 퀄리티의 수업에 집중할 수 있고
학부모는 더 안정적인 진행을 경험하게 됩니다.
오늘 만든 시스템은 교육업이 “1인으로도 운영 가능한 구조”로 가는 첫걸음입니다.