**[AI 실전 메뉴얼 프로젝트 #14] AI로 자동 회의록 시스템 만들기 — 음성 인식부터 요약·액션아이템 추출까지 완전 실전 가이드**

AI로 자동 회의록 시스템 만들기 — 음성 인식부터 요약·액션아이템 추출까지 완전 실전 가이드

서론

“회의는 많은데, 남는 게 없다.”
“회의록을 쓰는 사람만 고생하고, 공유는 안 되고, 실행도 안 된다.”
이 말은 대부분의 직장인이 매주 되뇌는 공통된 불만이다.

회의의 본질은 *‘생산적인 의사결정’*이어야 한다.그러나 현실은 회의록 작성, 정리, 공유, 액션아이템 팔로업 등
수많은 ‘비핵심 업무’에 시간을 뺏기고 있다.

 

이 문제는 이제 AI가 해결할 수 있다.
ChatGPT, Notion, Google Drive, Whisper(음성 인식) 같은 도구를 연결하면
회의 음성을 자동으로 텍스트화하고, 요약하고, 결론·할일을 정리하고, 팀원에게 자동 공유하는 시스템을 누구나 만들 수 있다.

이번 글은 초보자도 그대로 따라 할 수 있는 진짜 실습 중심 회의록 자동화 완전 가이드다.

 

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1️⃣ AI 회의록 자동화란 무엇인가

AI 회의록 자동화는 단순히 음성을 텍스트로 바꾸는 수준이 아니다.
시스템은 다음 세 가지 기능을 수행한다.

① 음성 → 텍스트 자동 변환

회의 녹음 파일(MP3, WAV 등)을 AI가 1:1로 텍스트화한다.

② 핵심 요약·정리

AI가 다음 요소를 자동 추출한다.

• 회의 목적
• 핵심 논의 사항
• 결정 사항
• 담당자별 할일(To-Do)
• 리스크 및 보류 사항

③ 자동 공유 및 알림

정리된 회의록을 Notion, Slack, 이메일 등으로 자동 배포하고,
각 담당자에게 액션 아이템을 알림 형태로 전송한다.

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2️⃣ 준비 단계: 기본 세팅

이번 시스템 구축을 위해 아래 3가지 도구가 필요하다.

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(1) ChatGPT

ChatGPT 계정이 없으면 먼저 가입한다.
Plus 이상이 있으면 Whisper 모델을 통한 음성 인식이 훨씬 빠르고 정확해진다.

맞춤 지시(Custom Instructions) 설정하기

아래 설정문을 그대로 복사해 넣어라.

 

나는 회의록 작성을 자동화하고 싶다.
향후 대화에서 회의 음성 파일을 제공하면,
1) 정확한 음성 텍스트 변환
2) 회의 요약
3) 결정 사항 및 액션 아이템 정리
4) Notion 업로드용 정리 템플릿 작성
을 자동으로 생성해줘.

 

 

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(2) Notion — 회의록 저장용

Notion 회의록 DB 생성

1. Notion 접속 → 새 페이지 생성
2. 데이터베이스(표) 추가
3. 아래 구조로 필드 구성 
   회의일자   회의 제목   참석자   요약   핵심 결정   할일(To-Do)   원본 텍스트
4. 페이지 제목을 **“AI 자동 회의록 DB”**로 저장
5. 공유 설정 → 웹에 공유

 

 

 

이 공유 URL이 자동 업로드에 사용된다.

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(3) Google Drive (녹음파일 업로드)

1. Google Drive 접속
2. “회의녹음” 폴더 생성
3. 공유 설정 → “링크가 있는 모든 사용자 보기”

이제 어떤 음성 파일이라도 이 폴더에 넣으면 된다.

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3️⃣ 실전 설정 ① 음성 파일 → 텍스트 변환

이제 실제로 회의 음성을 텍스트화하는 프로세스를 구축해보자.

(1) 녹음 파일 업로드

Google Drive에 회의 음성을 업로드해라.

예시 파일명

 

2025-11-14_주간기획회의.mp3

 

 

(2) ChatGPT에 아래 명령어 입력

 

이 녹음 파일을 Whisper로 텍스트 변환해줘. URL: [Google Drive 공유 URL] 10분 단위로 구분해서 정확하게 변환하고, 중간에 겹치거나 잡음이 있어도 최대한 맥락을 보정해줘.

 

 

잠시 후 ChatGPT가 전체 회의 내용을 문자 그대로 출력한다.
초보자도 그대로 따라 할 수 있는 가장 쉬운 방법이다.

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4️⃣ 실전 설정 ② 회의 요약·정리 자동 생성하기

음성 텍스트를 얻었다면, 다음은 회의록을 자동 정리하는 단계다.

ChatGPT에 다음 명령문을 그대로 붙여넣는다.

 

아래 텍스트를 회의록 형식으로 정리해줘.

[요약]
- 회의 목적
- 주요 논의 내용
- 결론

[결정 사항]
- 항목별 구체적인 결정
- 담당자·기한 포함

[할일(To-Do)]
- 사람별·우선순위별 액션아이템 정리

[리스크]
- 검토 필요 사항
- 향후 체크 포인트

[Notion 업로드용 텍스트]
- 마크다운 표 형식으로 출력

 

 

ChatGPT는 아래와 같은 형식으로 정리해준다.

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예시 출력

[요약]

• 오늘 회의 목적: 신제품 론칭 일정 확정
• 주요 논의: 개발팀 일정 / 마케팅 계획 / 리스크 검토
• 결론: 12월 15일 론칭 확정

[결정 사항]

• 개발팀은 UI 테스트를 11월 20일까지 완료 (담당: 김팀장)
• 마케팅팀은 론칭 영상 초안 11월 18일 전달 (담당: 박TL)

[To-Do]

• 김팀장: UI 테스트 진행 → 20일 점검
• 박TL: 영상 초안 제작 → 18일 제출

[Notion 텍스트]
(마크다운 표로 자동 출력)

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5️⃣ 실전 설정 ③ Notion에 자동 업로드하기

회의록을 매번 복사·붙여넣기 하는 것도 귀찮다.
이제 Notion에 자동으로 들어가도록 설정해보자.

Zapier를 사용하면 된다.

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(1) Zapier 접속

https://zapier.com 접속 → 로그인 → Create Zap

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(2) 트리거 설정 — Google Drive

Trigger:
“New File in Folder (Google Drive)”
폴더 선택: “회의녹음”

즉, 녹음 파일이 폴더에 들어오는 순간 시스템이 자동 실행된다.

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(3) 액션 ① — ChatGPT

Action:
OpenAI (ChatGPT) → “Process Audio + Summarize” 기능 선택

Prompt 아래 그대로 입력:

 

업로드된 음성 파일을 Whisper로 텍스트 변환하고,
회의록을 다음 템플릿으로 정리해줘.

- 회의 목적
- 주요 논의
- 결정 사항
- 담장자별 할일
- 위험 요소

그리고 Notion DB 입력용 데이터를 JSON 형식으로 출력해줘.

 

 

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(4) 액션 ② — Notion 자동 업로드

Action:
Notion → Create Database Item

필드 매핑:

• 회의일자 → {{today}}
• 회의 제목 → 파일명 자동 추출
• 요약 → ChatGPT 요약 결과
• 결정 사항 → ChatGPT 결과
• 할일 → ChatGPT 결과
• 원본 텍스트 → Whisper 변환 텍스트 전체

이제 음성 파일이 Drive에 들어오는 순간 자동으로 Notion에 회의록이 생긴다.

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6️⃣ 실전 설정 ④ Slack·메일 자동 공유 시스템

회의록을 만드는 것만큼 중요한 것이 공유다.
AI가 자동으로 팀원들에게 배포하게 만들자.

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Slack 자동 전송

Zapier에서 “Add Action” → Slack 선택

메시지 자동 생성 텍스트:

 

[오늘의 회의록 자동 공유]
회의 제목: {{회의 제목}}
요약: {{핵심 요약}}
결정 사항: {{결정 리스트}}
할일(To-Do): {{ToDo 목록}}

자세히 보기: {{Notion URL}}

 

 

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이메일 자동 전송

Action → Gmail

제목:

 

[자동 발송] 오늘의 회의록 — {{회의 제목}}

 

 

 

 

내용:

 

다음은 AI가 자동 정리한 회의록입니다.

요약:
{{요약}}

결정 사항:
{{결정}}

할일(To-Do):
{{할일}}

전체 회의록 확인:
{{Notion URL}}

 

 

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7️⃣ 실전 설정 ⑤ 담당자별 할일 알림 자동 발송

회의록 자동화의 진짜 핵심은 **‘액션아이템을 실제로 수행하게 만드는 것’**이다.

따라서 담당자별로 자동 알림까지 보내야 한다.

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방법: ChatGPT + Google Calendar + Zapier 연동

1. ChatGPT 요약 결과에서 담당자별 할일 추출
2. 담당자 이메일/캘린더 정보 매핑
3. Google Calendar “Add Event” 자동 생성

예시 자동 생성 일정

• 일정 제목: [할일] UI 테스트 검수
• 설명: 회의 결정 사항 자동 추출
• 담당자: 김팀장 이메일
• 마감일: 11월 20일
• 자동 알림: 하루 전 + 2시간 전

이제 회의에서 누가 무엇을 맡았는지 자동으로 일정에 들어가게 된다.

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8️⃣ 확장 활용 — 고급 자동화 기능

① 장기 프로젝트 자동 트래킹

여러 회의에서 반복적으로 등장하는 결정 사항을
ChatGPT가 자동으로 추적해주는 방식이다.

명령문:

 

지난 4주간 회의록에서 반복 언급된 프로젝트 항목을 찾아
리스크/진행률/미해결 과제를 표로 정리해줘.

 

 

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② 부서별 회의 태그 자동 분류

회의 제목에 “마케팅/개발/재무” 같은 태그를 자동으로 붙여
Notion에서 필터링이 쉬워진다.

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③ 회의 중 실시간 AI 요약

Zoom + Otter.ai + ChatGPT 연동 시
회의가 끝나는 즉시 요약이 자동 생성된다.

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결론

AI 회의록 자동화는 단순한 편의 기능이 아니다.
그동안 업무의 발목을 잡아온

• 텍스트 변환
• 회의록 정리
• 파일 공유
• 할일 관리
• 알림
• 반복 업무 추적

같은 모든 과정을 통합 자동화하는 시스템이다.

이제 회의가 끝나는 즉시
회의록이 자동 생성 → Notion 기록 → 팀원에게 공유 → 일정 등록
이 모든 과정이 단 1초의 수동 작업 없이 이루어진다.

AI는 회의의 품질을 높이고
팀의 실행력을 강화하는 새로운 업무 엔진이 된다.