**[AI 실전 매뉴얼 프로젝트｜13편] AI로 영업 업무 자동화하기— 리드 관리부터 CRM, 제안서, 후속관리까지 ‘영업 1인 AI 비서’ 구축 실전 가이드**

AI로 영업 업무 자동화하기
— 리드 관리부터 CRM, 제안서, 후속관리까지 ‘영업 1인 AI 비서’ 구축 실전 가이드**

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0. 들어가며 — 영업이 어려운 이유는 ‘반복·정리·기록의 부족’ 때문이다

영업은 사람을 상대하는 일이라고 흔히 말한다.
하지만 실무자들은 안다. 실제로 하루의 대부분은 사람보다 일정·리드·상담 노트·제안서 같은 ‘기록’과 ‘반복 작업’에 쓴다는 사실을.

영업이 힘들어지는 이유는 다음 세 가지 때문이다.

1. 고객 정보를 머리로 기억하려고 해서
2. 리드·미팅·후속관리 일정이 중첩돼서
3. 제안서·견적서 같은 문서가 너무 많아서

즉, 영업의 본질인 “상대에게 집중하는 시간”이 자꾸 줄어든다.

이 문제를 AI가 해결할 수 있다.
리드 자동 정리 → 상담 노트 정리 → 제안서 자동 생성 → 후속관리 일정 제안
까지 AI가 자동으로 처리해주면, 영업자는 가장 중요한 ‘관계 구축’에만 집중할 수 있다.

이번 13편은
영업 실무 전체를 자동화하는 완전 실전 AI 매뉴얼이다.
초보 영업자도 그대로 따라만 하면 오늘 바로 ‘AI 영업비서 시스템’을 구축할 수 있도록 구성했다.

 

 

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1️⃣ AI 영업 자동화란 무엇인가

AI 영업 자동화는 말 그대로
**“영업 프로세스 전체를 AI가 정리·추천·문서화·예측하는 구조”**를 의미한다.

영업의 전형적인 흐름을 나열해보면 다음과 같다.

1. 리드 확보
2. 리드 분류(Hot/Warm/Cold)
3. 상담 준비
4. 상담 요약
5. 제안서/견적서
6. 후속관리
7. CRM 업데이트
8. 보고서 작성

이 중 6개 이상이 문서·정리·기록 업무다.
→ 즉, 대부분을 AI가 대체 또는 자동화할 수 있다.

이번 글에서는 아래 시스템을 단계별로 구축한다.

📌 AI 영업 자동화 6단 구조

1. 리드 정보를 자동 정리하는 AI CRM
2. 상담 노트를 자동 요약하는 상담 기록기
3. 고객별 맞춤 제안서 자동 생성기
4. 후속관리 일정 추천기
5. AI 기반 영업 스크립트 & 응대 매뉴얼
6. 주간·월간 영업보고서 자동 생성 시스템

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2️⃣ 준비 단계 — 영업 자동화를 위한 환경 세팅

필요한 도구는 단순하다.

목적필수/선택도구

리드/기록/정리	필수	ChatGPT
CRM 시스템	권장	Notion 또는 Google Sheet
일정·알림	선택	Google Calendar
자동화 트리거	확장 시	Zapier/Make

영업자는 복잡한 시스템보다
“입력 → 분석 → 자동 생성” 이 기본이다.

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2-1. CRM 기본 템플릿 만들기 (Notion 기준)

Notion에 아래 필드를 가진 데이터베이스를 만든다.

필드명타입

고객명	텍스트
회사명	텍스트
연락처	텍스트
리드 상태	선택(Hot/Warm/Cold)
최근 상담 기록	텍스트
다음 액션	텍스트
미팅 일정	날짜
비고	텍스트

이 테이블을 만들고 제목을
**“AI 영업 CRM”**이라고 한다.

이제 ChatGPT가 여기에 내용을 계속 업데이트하도록 할 것이다.

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2-2. ChatGPT에 들어갈 ‘영업 패턴 저장 문장’

ChatGPT 맞춤지시에 아래 내용을 저장하거나 대화 초반에 입력한다.

 

나는 IT 솔루션 영업을 하고 있으며,
고객 상담 후에는 상담 내용 요약과 다음 액션을 정리해야 한다.
제안서·견적서 작성 시 표준 구조를 준수하도록 도와줘.
CRM 업데이트가 필요할 때는 내가 만든 Notion CRM 형식에 맞춰
정리된 데이터를 제공해줘.

 

이러면 ChatGPT는 영업자의 기본 프로세스를 기억한다.

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3️⃣ 실전 설정 ① 리드 자동 분류·정리 시스템 만들기

영업의 첫 단계는 “리드 정리”다.
하지만 대부분은 종이에 적거나, 엑셀에 이름만 적어두고 관리가 되지 않는다.

AI가 리드를 분석하고 Hot/Warm/Cold로 자동 분류하면
초보자도 전문가 같은 영업 전략을 쓸 수 있다.

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3-1. 리드 정리 프롬프트

고객 정보(이름, 상황, 문의 내용)를 복사해 ChatGPT에 입력한다.

 

아래 고객 리스트를 Hot/Warm/Cold 3단계로 분류해 주세요. 각 고객에 대해 구매 가능성, 주요 관심사, 예상 예산, 추천되는 다음 액션을 포함해 정리해 주세요.

[고객 정보]

 

ChatGPT는 자동으로 다음과 같이 정리해준다.

 

홍길동 / Warm
관심: 비용 대비 효과
다음 액션: 데모 제공 후 예산 범위 확인

김민수 / Hot
관심: 빠른 도입
다음 액션: 바로 견적 제시 + 도입 일정 안내

 

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3-2. 리드 정보 CRM 형식으로 자동 변환

 

위 리드 정보를 Notion CRM에 맞는 구조로 재정리해 주세요.
필드: 고객명 / 회사명 / 연락처 / 리드 상태 / 최근 상담 기록 / 다음 액션 / 미팅 일정 / 비고

 

이러면 복붙만 하면 CRM이 완성된다.

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4️⃣ 실전 설정 ② 상담 기록 자동 요약 시스템

상담이 끝나고 가장 귀찮은 작업이 바로 ‘정리’다.
하지만 AI가 거의 실시간으로 상담 내용을 자동 요약해주면 3분이면 끝난다.

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4-1. 상담 요약 자동 생성 프롬프트

전화나 미팅 후 간단히 아래처럼 말하면 된다.

 

아래 상담 내용을 영업 보고용으로 요약해 주세요.

[상담 내용 텍스트]

 

출력은 다음 형태로 정리된다.

• 고객 요청
• 현재 상황
• 예산 범위
• 구매 시점
• 우려 사항
• 다음 액션
• 담당자 체크리스트

초보자도 전문가처럼 상담 노트를 남길 수 있다.

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4-2. CRM 업데이트 자동화

 

이 상담 내용을 Notion CRM 형식에 맞게 업데이트할 수 있도록 정리된 데이터만 표 형태로 출력해 주세요.

 

이제 복붙만 하면 된다.

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5️⃣ 실전 설정 ③ 제안서·견적서 자동 생성 시스템

이번 13편에서 가장 강력한 파트다.
영업 문서 작성은 시간이 오래 걸리지만, 구조가 거의 비슷하다.
AI에게 패턴을 저장하면 제안서 1차 초안이 10초 안에 완성된다.

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5-1. 표준 제안서 자동 생성기

ChatGPT에 아래 템플릿을 저장해둔다.

 

아래 정보를 기반으로 제안서를 작성해 주세요.
구성은 다음 순서를 반드시 따르세요.

1. 고객 상황 분석  
2. 고객 문제 정의  
3. 제공 솔루션(핵심 기능 및 이점)  
4. 구현 방식 및 일정  
5. 기대 효과  
6. 가격/견적 범위  
7. FAQ  
8. 다음 진행 단계(Call to Action)

[고객 정보]
[제품/서비스 정보]

 

 

문장을 고치는 정도만 하면 바로 고객에게 전달 가능한 수준의 문서가 완성된다.

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5-2. 견적서 자동 생성

견적서도 구조는 항상 비슷하다.

 

아래 내용으로 견적서를 작성해 주세요.
- 항목별 비용
- 총 비용
- 적용 조건
- 계약 시 포함되는 서비스 리스트
- 유효 기간

[견적 조건]

 

 

이 템플릿으로 견적서도 자동 생성된다.

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6️⃣ 실전 설정 ④ 후속관리 자동 추천 시스템

영업은 상담보다 Follow-up이 훨씬 중요하다.
하지만 대부분 “언제 다시 연락해야 하지?”를 헷갈려 한다.

AI가 상담 내용을 분석해 자동으로 “다음 연락일”을 추천해준다.

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6-1. 후속관리 추천기

 

아래 상담 요약을 기반으로
다음 연락 추천일, 연락 방식(전화/메일/미팅),
그리고 고객이 관심을 보일 만한 후속 자료 3개를 추천해 주세요.

[상담 요약]

 

 

예시 출력:

 

추천 연락일: 3일 뒤(예산 검토 시간 고려)
연락 방식: 이메일
후속 자료:
1) 유사 고객 사례
2) 기능 비교표
3) 간단한 데모 영상

 

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7️⃣ 실전 설정 ⑤ 영업 대화 스크립트 & 응대 매뉴얼 자동 생성

영업 경험이 부족한 초보자에게는 “어떻게 말해야 할지”가 가장 어렵다.
AI는 이 부분도 자동화할 수 있다.

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7-1. 전화 상담 스크립트

 

아래 제품을 소개하기 위한 전화 상담 스크립트를 만들어 주세요.
구성: 인사 → 문제 제기 → 해결 제시 → 질문 유도 → 다음 단계 제안
톤: 자연스럽고 말하기 쉬운 문장

[제품 설명]

 

 

 

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7-2. 고객 질문·반박 대응 매뉴얼 만들기

자주 나오는 질문(Q&A)도 자동화한다.

 

아래 제품/서비스에 대해 고객이 할 법한 질문 20개를 만들어
각 질문에 대한 최적의 설득형 답변을 작성해 주세요.

[제품 설명]

 

 

이 한 번만 생성하면 초보자도 전문가처럼 응대할 수 있다.

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8️⃣ 실전 설정 ⑥ 주간·월간 영업보고서 자동 생성 시스템

영업에서 가장 시간이 오래 걸리는 작업 중 하나가 보고서 작성이다.
AI가 데이터만 넣으면 자동으로 문서를 만들어준다.

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8-1. 주간 보고서 자동 생성기

 

아래 정보를 기반으로 주간 영업 보고서를 작성해 주세요.

[필요 정보]
- 미팅 건수
- Hot/Warm/Cold 변화
- 제안서 발송 건수
- 수주 예정 건
- 리스크 요인
- 다음 주 액션

형식: 요약 → 상세 → 다음 계획

 

 

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8-2. 월간 보고서 자동 생성

 

아래 데이터를 기반으로 월간 영업 보고서를 작성해 주세요.
구성은 요약, 성과 분석, 고객군 분석, 문제점, 개선 방향, 다음 달 계획.

[영업 데이터]

 

 

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9️⃣ 고급 확장 — Zapier를 이용한 자동화 파이프라인 구축

아래는 확장 버전(선택)이다.

• 구글 캘린더 일정 → 자동 상담 준비 요약 생성
• 고객에게 메일 보내면 → ChatGPT가 후속관리 일정 자동 추천
• CRM 항목 변경 시 → 자동 보고서 생성
• 고객 문의 접수 시 → 자동 리드 분류

이 모든 자동화는 다음 편(확장편)에서 필요 시 다룰 수 있다.

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🔟 결론 — AI가 영업자의 두 번째 뇌가 되는 순간

영업은 사람을 상대하는 일이지만,
그 일을 잘하기 위해 필요한 기반은 정리·기록·문서·후속관리 같은 시스템적 업무다.

AI가 이 모든 부분을 대신해주면
영업자는 본질인 “관계와 신뢰 구축”에만 집중할 수 있다.

이번 13편에서 구축한 시스템은

• 초보 영업자 → ‘전문 영업자급 프로세스’
• 숙련 영업자 → ‘데이터 기반 예측·효율’
  을 제공한다.

다음 편(14편)에서는
HR 업무 자동화 — 채용·평가·교육 시스템을 AI로 구축하는 실전 가이드
를 다룬다.