AI로 문서 자동 요약 시스템 구축하기 – 회의록·보고서 정리 효율 3배 높이는 방법
🧩 1️⃣ 서론
업무를 하다 보면 ‘읽어야 할 문서’가 너무 많아지는 순간이 있다. 회의록, 보고서, 이메일, 제안서까지 매일 새로운 문서가 쏟아지고, 중요한 내용을 찾아내는 데만도 시간이 한참 걸린다.
하지만 최근에는 AI를 이용해 이런 텍스트를 자동으로 요약하고, 핵심 문장만 추출하는 시스템을 누구나 직접 구축할 수 있다. 이 글에서는 별도의 프로그래밍 지식 없이도 ChatGPT, Google Docs, 그리고 Zapier를 이용해 문서 자동 요약 시스템을 완성하는 방법을 단계별로 안내한다.
이 매뉴얼을 끝까지 따라 하면 회의 후 기록 정리, 보고서 핵심 요약, 이메일 내용 요약 등에서 실제로 시간 절약 효과를 체감할 수 있을 것이다.
⚙️ 2️⃣ 준비 단계: 필요한 도구 세팅
문서 자동 요약 시스템은 세 가지 도구만 있으면 된다.
① ChatGPT (텍스트 요약 엔진)
ChatGPT는 긴 텍스트를 짧고 명확하게 요약할 수 있는 AI다. 무료 버전으로도 기본 요약은 충분히 가능하다.
준비: ChatGPT 계정을 만들고, 영어 인터페이스의 경우 ‘Custom Instructions’에 목적을 입력해두면 효율이 높다.
예시: “I will use ChatGPT mainly for document summarization and meeting note condensing.”
② Google Docs (문서 저장소)
Google Docs는 문서를 저장하고 공유하는 역할을 한다. AI 요약 대상이 되는 원본 문서를 이곳에 모아두면 된다.
준비: 구글 드라이브에서 새 폴더를 만들고 이름을 요약대상문서 로 지정한다.
③ Zapier (자동화 연결 도구)
Zapier는 Google Docs와 ChatGPT를 자동으로 연결해주는 서비스다. “새 문서가 추가되면 자동으로 요약을 수행”하는 흐름을 만들어준다.
준비: zapier.com 에 가입 후, Google Docs와 ChatGPT 계정을 연결해둔다.
🧭 3️⃣ 단계별 실습 매뉴얼
Step 1. Google Docs 폴더 자동 감시 설정
Zapier에서 “New File in Folder (Google Docs)” 트리거를 선택한다.
- 연결할 계정: 본인의 Google 계정
- 감시 폴더: “요약대상문서” 선택
- 트리거가 동작하면 해당 문서의 내용이 자동으로 ChatGPT로 전달된다.
Step 2. ChatGPT에 요약 명령 전달
다음 단계에서 “Action”을 선택하고 “ChatGPT - Conversation”을 연결한다.
Prompt(명령어 입력란)에 아래 예시를 입력한다:
이 명령어는 문서 내용을 5개의 핵심 항목으로 정리해준다.
만약 보고서 형식이 아니라 회의록이라면, 아래와 같이 약간 수정할 수 있다.
Step 3. 결과 저장 및 자동 전송
마지막으로, 요약된 결과를 자동으로 Google Docs의 “요약결과” 폴더에 새 파일로 저장하도록 설정한다.
- Action: “Create Document in Google Docs”
- 폴더: 요약결과
- 제목: “요약_{{OriginalFileName}}”
- 본문: “{{Summary_Text}}”
이렇게 설정하면, 새 문서를 업로드할 때마다 자동으로 요약문이 생성된다.
💡 4️⃣ 명령어 및 프롬프트 실전 예시
📘 예시 1: 보고서 요약용 프롬프트
📗 예시 2: 회의록 요약용 프롬프트
📙 예시 3: 이메일 요약용 프롬프트
이 세 가지 명령어만으로 대부분의 업무 문서는 자동으로 핵심만 정리된다.
🔍 5️⃣ 응용 및 확장 활용
① 슬랙(Slack)과 연동하기
회의록이 슬랙 채널에 올라온다면 Zapier에서 “Slack → ChatGPT → Google Docs”로 자동화 흐름을 추가할 수 있다.
이렇게 하면 “#회의록” 채널에 새 메시지가 올라올 때마다 AI가 자동으로 요약문을 생성하고 문서로 저장한다.
② 이메일 첨부파일 자동 요약하기
Gmail을 트리거로 설정하면 첨부된 PDF나 문서를 자동으로 ChatGPT에 전달할 수 있다.
단, PDF는 Zapier에서 “PDF to Text” 변환 단계를 추가해줘야 한다.
③ 요약 템플릿 자동 생성
Google Docs 안에서 ‘요약 결과 양식’을 미리 만들어 두면, ChatGPT가 생성한 내용을 자동으로 그 양식에 채워 넣을 수 있다.
예를 들어, 회사 내부 보고용 형식에 맞춰
“요약 제목 / 핵심 요약 / 실행계획 / 담당자” 항목으로 자동 정리된다.
④ 다국어 문서 요약 자동화
ChatGPT는 언어 감지를 자동으로 수행하므로, 영어 보고서나 일본어 이메일도 한글로 요약 가능하다.
프롬프트 마지막에
“Translate and summarize the following document in Korean.”
이라고 추가하면 된다.
🧠 6️⃣ 결론 및 요약
문서 요약은 업무 시간의 상당 부분을 차지하는 비효율적인 작업 중 하나다. 하지만 ChatGPT와 Google Docs, Zapier를 조합하면, ‘업로드만 하면 자동으로 요약문이 생성되는 개인 비서 시스템’을 누구나 만들 수 있다.
특히 매일 반복되는 회의록 정리, 보고서 요약, 이메일 검토와 같은 루틴 업무를 자동화하면, 단순 반복 작업을 줄이고 생각해야 할 일에 더 집중할 수 있다.
AI를 단순히 “대화형 도구”로만 보는 시대는 지났다.
지금부터는 AI를 **‘작업 파이프라인의 일부’**로 활용하는 시대다.
오늘 소개한 자동 요약 시스템을 만들어 보면,
AI가 단순한 텍스트 도우미가 아니라
진짜 업무 파트너로 기능한다는 것을 느낄 수 있을 것이다.
✅ 정리
- 준비: ChatGPT + Google Docs + Zapier 계정 연결
- 핵심 프롬프트: 문서 핵심 요약용 명령어
- 결과: 새 문서 업로드 → 자동 요약문 생성
- 확장: Slack, Gmail, 다국어, 템플릿 자동화
💬 다음 편 예고
[AI 실전 매뉴얼 프로젝트 #2] – AI로 일정 및 할 일 자동 관리 시스템 만들기
“오늘 할 일을 AI가 대신 정리해주는 하루 자동화 비서 시스템”