[ AI 실전 메뉴얼 프로젝트 - 17편 ] AI로 교육업(과외·학원) 운영 자동화하기

 

 상담, 진단, 커리큘럼, 숙제 관리까지 ‘1인 운영이 가능한 시스템’ 만들기

 

1. “상담·문자·숙제 확인에 하루가 끝나버립니다…”

과외·학원 운영자들에게서 가장 자주 듣는 말이다.

 

- 상담 전화/DM 답변만 하루 절반

- 학생별 진도 관리가 엉키기 쉬움

- 학부모에게 매번 보고 메시지 작성

- 숙제 제출 확인·피드백에 시간 소모

- 시험 대비 스케줄을 매번 새로 짜야 함

- 레벨 진단 결과 정리하는데 1시간씩 걸림

 

 

교육업은 분명히 사람의 눈과 손이 필요한 영역이지만,
전체 업무 중 60~70%는 반복적인 처리·기록·보고다.

그리고 이 반복 업무를 AI가 상당 부분 대신 할 수 있게 되었다.

 

이번 17편에서는 교육업(과외·보습학원·영어학원·수학학원·예체능 레슨 등 공통)에서
실제로 가장 시간이 많이 들어가는 아래 과정을
AI로 자동화하는 초보자용 구축 가이드를 제공해보려 한다.

 

 

2. ‘교육자는 수업에만 집중하는 자동 운영 시스템’

 

 이번17편의 최종 시스템 구성 목표는 아래와 같다.

1) 상담·문의 자동 응답 시스템

- 학부모 문의 자동 요약

- 상담 일정 자동 조율

- 수업 방식/교재/수강료 자동 안내

2) 학생 레벨 테스트·진단 자동 보고서

- 문제풀이 사진·텍스트를 AI가 분석

- 성취도·오답 패턴·필요 영역 자동 정리

3) 학생별 맞춤 커리큘럼 자동 생성

- 수준·목표·시간표 반영

- 4~8주 단위 학습 로드맵 자동 출력

4) 숙제 관리 자동 시스템

- 숙제 제출 → AI가 자동 채점

- 피드백·보완 학습 자동 제안

- 학습 리포트 자동 작성

5) 학부모 주간 리포트 자동 발송

- 이번 주 학습 요약

- 다음 주 학습 계획

- 부족한 부분 및 추천 활동

 

 

이 시스템을 구축하면
과외/학원 혼자 운영해도 3명 → 10명 이상으로 확장 가능한 구조가 된다.

3. 교육업 자동화 필수 도구

 아래 3개는 필수 요소다.

1) ChatGPT (핵심 엔진)

상담·진단·커리큘럼·리포트 전부 처리하는 중심 AI

2) Google Sheet 또는 Notion (학생 관리)

학생별 진도/숙제/레벨/상담 기록 저장

3) Kakao 채널 또는 학부모용 단체방

수업 공지 및 자동 리포트 발송

 

 

 아래는 선택(고급)이다.

• Zapier / Make (자동 발송)
• Google Form (진단 테스트 제출용)
• 문제/답안 사진 제출 시 활용할 구글 드라이브 연동

초보자는 필수 도구만으로 70% 수준 자동화가 가능하다.

4. Step 1  ‘상담 자동화 에이전트’ 만들기

교육업은 상담이 가장 중요하다.
먼저 상담용 에이전트를 만들어 둔다.

1) 챗GPT에 아래를 그대로 입력하세요. (그대로 복붙 가능)

 

당신은 학부모 상담을 전문으로 처리하는 교육 매니저입니다.
아래 규칙에 따라 상담 메시지를 분석하고 답변을 생성하세요.

원하는 출력:
1) 문의 요약(2줄)
2) 분류(레벨 문의 / 수업 문의 / 비용 문의 / 시간표 문의 / 진도 문의 / 불만 / 기타)
3) 핵심 요구 파악
4) 가장 적절한 답변 초안

답변 특징:
- 친절하고 명확한 존댓말
- 필요 시 질문을 더해 정확한 상담 진행

 

 

이제 상담 메시지를 복사해서 붙여넣기만 하면
AI가 자동으로 분석 → 답변 초안을 만들어 준다.

5. Step 2  학원·과외 기본 운영 정보를 입력하여 정확도 강화

교육업은 운영 정보가 많다.
미리 기본 정보를 AI에게 제공해 두면 정확도가 극적으로 올라간다.

아래 예시를 그대로 구조만 맞춰 입력하세요.

 

[교육 센터 기본 정보]
과목: 수학·영어
대상: 초5 ~ 중3
운영 방식: 1:1 과외 & 소그룹
수업 시간: 60분 / 90분
수업 요일: 화·목·토
장소: ○○구 ○○동 ○○학원

[수강료]
- 1:1 수업 60분: 48,000원
- 1:1 수업 90분: 68,000원
- 소그룹 60분: 32,000원

[교재]
- 초5~초6: ○○교재 A, B
- 중1~중3: ○○교재 시리즈

[예약 & 변경 규정]
- 수업 변경: 최소 하루 전
- 무단결석: 보강 없음
- 지각 15분 초과는 결석 처리

 

 

6. Step 3  학생 진단 테스트 자동 분석 시스템 만들기

교육업 자동화에서 가장 효과가 큰 기능이다.

학생이 문제를 풀어서 보내면
사진이어도 AI가 텍스트로 추출 → 오답 분석 → 레벨 분류까지 가능하다.

1) 진단 템플릿 만들기 (그대로 복붙)

 

[학생 진단 분석 규칙]

1) 학생 제출 답안을 OCR로 텍스트화
2) 문제 번호별 정오답 판단
3) 오답 패턴 분석 (개념 / 계산 / 단위 / 이해 부족)
4) 현재 레벨 분류 (하/중/중상/상)
5) 필요한 학습 영역 3가지 추출
6) 학부모에게 보낼 진단 요약 작성

 

 

분석 결과 예시

 - 정확도: 64%

 - 강점: 계산력 좋음

 - 약점: 개념 이해 부족, 응용 문제 취약

 - 추천 레벨: 중

 - 필요학습: 분수·비례식·기본함수

 

초보자도 학생 1명당 1시간 걸리던 진단 보고서를 5초 만에 자동 생성할 수 있게 된다.

 

7. Step 4  학생별 맞춤 ‘4~8주 커리큘럼’ 자동 생성

학습 로드맵 자동 생성은 교육업 자동화에서 가장 강력한 기능이다.

1) 커리큘럼 생성 템플릿 (복사 가능)

 

[커리큘럼 생성 규칙]

입력:
- 학생 학년
- 목표(내신/심화/기초/학교진도)
- 주당 수업 횟수
- 레벨(하/중/중상/상)
- 진단 분석 결과

출력:
1) 4주 학습 목표
2) 주별 커리큘럼
3) 개념/문제 풀이 비율
4) 필요한 보조 교재
5) 예상 성취도 변화

 

 

출력 예시

[4주 커리큘럼 – 중1 수학 / 기초 다지기]

 

 - 1주차: 자연수·정수 기본 개념, 혼합 계산

 - 2주차: 문자와 식 기초

 - 3주차: 일차식·방정식 기초

 - 4주차: 단원 종합 문제, 단원평가 모의 테스트

 

이 부분만 자동화해도
신규 학생 상담 시 신뢰도를 극단적으로 높일 수 있다.

8. Step 5  자동 숙제 관리 시스템

숙제 입력·확인·피드백은 AI가 가장 잘 처리할 수 있는 영역이다.

1) 아래 템플릿을 그대로 사용하세요

 

[숙제 처리 규칙]

1) 학생이 문제 풀이 사진 제출
2) AI가 정오답 판단
3) 오답 이유 분석
4) 필요한 보완 문제 3~5개 자동 추천
5) 학부모/학생에게 “숙제 피드백 리포트” 생성

 

 

숙제 피드백 예시

- 오늘 숙제 정확도: 72%

- 강점: 단순 계산 빠름

- 약점: 문장제 이해 부족

- 보완 문제 추천: ○○교재 56-58쪽

 

이 기능만 제대로 구축해도
수업 이후 숙제 피드백 시간을 80% 이상 줄일 수 있다.

9. Step 6  학부모용 ‘주간 리포트’ 자동 발송

가장 신뢰도를 높이는 영역이다.
교육업은 “보고”가 매우 중요하기 때문이다.

AI에게 아래 템플릿을 넣어두면 된다.

주간 리포트 자동 생성 템플릿

 

[주간 리포트 규칙]

입력:
- 이번 주 수업 내용 요약
- 숙제 수행률
- 진도 진척도
- 오답 패턴
- 다음 주 학습 계획

출력:
- 학습 요약(부모 친화적 설명)
- 성취도 평가
- 부족한 영역 3개
- 다음 주 목표
- 가정학습 추천 2~3가지

 

 

예시 출력

 

이번 주에는 문자와 식 단원을 마무리했습니다.
개념 이해도가 지난주 대비 20% 상승했습니다.

다만 문장제 풀이에서 실수가 자주 나타났고,
비례식 단원 진입을 위해 기초 보완이 필요합니다.

다음 주 목표:
1) 방정식 기본형 완성
2) 문장제 풀이 규칙 훈련
3) 단원평가 대비

가정학습 추천:
- 문제집 ○○ 45~47페이지
- 유튜브 개념 영상 1개 시청

 

 

 

이 레포트는 학부모에게 신뢰·만족·재등록으로 이어지는 핵심이다.

10. Step 7 시간표·출결·보강 자동화

아래 흐름으로 구성한다.

자동화 흐름

1. 학부모가 변경 요청
   ↓
2. AI가 시간표 확인
   ↓
3. 가능한 시간 자동 제안
   ↓
4. 예약 확정되면 시트에 자동 기록
   ↓
5. 보강 필요 시 자동 추천

교육업에서 가장 번거로운
“시간표 조율”이 AI 자동화로 해결된다.

11. 자동화 - 시험 대비, 단원평가, 모의고사 분석까지

원하면 다음도 자동화 가능하다.

 

 - 단원평가 오답 분석

 - 기말·중간 대비 학습 스케줄 자동 생성

 - 모의고사 성적 분석

 - 내신 최적화 전략 자동 제안

 - 영어 듣기/독해 패턴 분석

 - 수학 오답 유형 자동 태깅

 

실제 학원에서 가장 시간 많이 드는 작업들이 5~10분이면 자동 보고서로 나오게 된다.

 요점.

 이번 17편에서 구축한 기능

- 상담 자동 응대

- 학생 진단 자동 분석

- 커리큘럼 자동 생성

- 숙제 자동 피드백

- 학부모 주간 리포트 자동화

- 시간표 조율 자동화

- 시험 대비 자동 스케줄링

 교육자가 얻는 변화

- 하루 3~4시간 아껴짐

- 상담·보고의 ‘품질’이 표준화

- 학부모 신뢰도 상승

- 학생 진도 관리 실수 감소

- 1명 운영으로 여러 학생 관리 가능

13. 교육자는 “가르치는 일”에만 집중하자

교육업은 결국 사람이 가르치는 일이다.
그러나 그 주변에는
기록·관리·보고·조율 같은 ‘비수업 업무’가 훨씬 많다.

AI가 그 부분을 모두 정리해줄 수 있다면
교육자는 더 높은 퀄리티의 수업에 집중할 수 있고
학부모는 더 안정적인 진행을 경험하게 된다.

오늘 만든 시스템은 교육업이 “1인으로도 운영 가능한 구조”로 가는 첫걸음이다.